Куда сдавать 2 НДФЛ по обособленному подразделению- пошаговая инструкция

Законодательство, законы, кодексы, федеральные законы, документы, россия, рф, налогообложение, налоги, трудовое, семейное, налоговое, административное, право, гарант, информационно-правовое обеспечение, система гарант

Справки 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Порядок представления справок 2-НДФЛ по работникам закрывающегося обособленного подразделения законодательно не прописан. Посмотрим, какой вариант действий в такой ситуации предлагают налоговики.

Справка по форме 2-НДФЛ представляет собой документ, содержащий сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период. В настоящее время применяется форма справки 2-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют справки по форме 2-НДФЛ в отношении доходов работников обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ). Срок сдачи справок — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Но обособленное подразделение может быть закрыто до окончания налогового периода. При этом организация снимается с учета в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения. Следовательно, она не сможет сдать в этот налоговый орган справки 2-НДФЛ по доходам работников обособленного подразделения по окончании налогового периода, как этого требуют положения п. 2 ст. 230 НК РФ.

Возникает вопрос: как организация должна представлять справки по форме 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения?

Сдача до закрытия подразделения

Налоговики считают, что сдать справки нужно до закрытия обособленного подразделения в налоговый орган по месту его учета. Так, в письме от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@ ФНС России указала следующее.

Налоговым кодексом предусмотрено, что справки по форме 2-НДФЛ в отношении работников обособленного подразделения сдаются в налоговый орган по месту учета этого обособленного подразделения. В соответствии с п. 3 ст. 55 НК РФ, если организация была ликвидирована (реорганизована) до конца календарного года, последним налоговым периодом для нее является период времени от начала этого года до дня завершения ликвидации (реорганизации). Данная норма, по мнению налоговиков, применима и при ликвидации (закрытии) обособленного подразделения. В этом случае налоговым периодом будет считаться период от даты начала налогового периода до даты ликвидации (закрытия) обособленного подразделения. Исходя из этого, налоговики пришли к выводу, что до завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения организация представляет сведения по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту учета ликвидируемого (закрываемого) обособленного подразделения за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817. При этом налоговики в нем указали, что повторно представлять справки по форме 2-НДФЛ в отношении работников ликвидированного обособленного подразделения по окончании налогового периода не нужно. Но если после ликвидации обособленного подразделения уволенным сотрудникам производились какие-либо выплаты (например, премия по итогам работы за год), сведения о таких доходах представляются в налоговый орган по месту нахождения организации.

Сдача после закрытия подразделения

А как быть в ситуации, если компания не представила справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения до его закрытия?

В Налоговом кодексе сказано, что сведения о доходах физических лиц сдаются по окончании налогового периода не позднее 1 апреля следующего года. При этом никаких исключений для сведений о доходах работников закрытых в течение налогового периода обособленных подразделений не сделано. Получается, что установленный п. 2 ст. 230 НК РФ срок применяется и в отношении справок 2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению. А поскольку к этому моменту обособленное подразделение уже снято с учета в налоговом органе по месту своего нахождения, остается единственный вариант — сдать справки в налоговый орган по месту нахождения организации.

Налоговики допускают такой вариант. В письме от 01.04.2019 № БС-4-11/5938@ ФНС России указала следующее. Если компания не представила справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения до снятия его с учета, она сдает справки по доходам работников закрытого обособленного подразделения в налоговый орган по месту учета компании. При этом в таких справках компания указывает свой ИНН и КПП, а ОКТМО — закрытого обособленного подразделения.

Куда сдавать справки 2-НДФЛ по работникам закрытых обособленных подразделений

ФНС уточнила порядок заполнения и представления справок по форме 2-НДФЛ в случае ликвидации (закрытия) обособленного подразделения организации.

В своем письме от 23.12.2019 № БС-4-11/26516@ ведомство напоминает, что организации, имеющие обособленные подразделения, представляют справки 2-НДФЛ в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений.

В случае закрытия обособленного подразделения организация – налоговый агент представляет справки по форме 2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению в налоговый орган по месту своего учета.

В справках по форме 2-НДФЛ в полях «ИНН» и «КПП» указываются ИНН и КПП организации, а в поле «Код по ОКТМО» указывается ОКТМО закрытого обособленного подразделения.

При этом в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указывается код «9» «закрытие обособленного подразделения», а по строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» указываются ИНН и КПП закрытого обособленного подразделения.

С 2020 года меняются сроки представления справок по форме 2-НДФЛ. Организации и ИП будут сдавать 2-НДФЛ до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. По действующим правилам справки предоставляются не позднее 1 апреля. Кроме того, с нового года расширяется перечень организаций и ИП, обязанных представлять справки 2-НДФЛ в электронной форме. Данную отчетность в электронной форме будут обязаны сдавать все работодатели с численностью сотрудников более 10 человек (по действующим правилам – более 25 человек).

Нарушение срока сдачи 2-НДФЛ повлечет привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ. Штраф составит 200 рублей за каждую несданную в срок справку. Несоблюдение электронной формы повлечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый расчет/справку (ст. 119.1 НК РФ).

Кроме того, штрафы предусмотрены и за ошибки, допускаемые в справках 2-НДФЛ. Штраф за каждый справку, в которой контролеры обнаружат недостоверную информацию, составит 500 рублей. Штрафа за недостоверные сведения в 2-НДФЛ можно избежать, если налоговый агент представит в ИФНС уточненные документы до того, как инспекция сама выявит ошибки.

Читайте также:  Доверенность на получение выписки из ЕГРЮЛ — образец

2-НДФЛ за обособленное подразделение: куда сдавать

Организации, имеющие обособленные подразделения, которые территориально удалены от местонахождения самой компании, в которых созданы рабочие места сроком более одного месяца, должны рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с доходов своих сотрудников (п. 2 ст. 11, п. 3, п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ). А также представлять в ИФНС справки о доходах работников по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ, Приказ ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@ ). Куда сдается 2-НДФЛ по обособленному подразделению? А также если закрыли обособленное подразделение, куда сдавать 2-НДФЛ? Ответим на эти вопросы в данной консультации.

НДФЛ обособленного подразделения: куда платить 2019

Организация перечисляет в бюджет суммы НДФЛ, рассчитанные и удержанные с доходов сотрудников (работающих в обособленном подразделении) по месту нахождения каждого обособленного подразделения отдельно. То есть уплата налога производится в ту инспекцию, в которой зарегистрировано соответствующее обособленное подразделение (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Компании, являющиеся крупнейшими налогоплательщиками и имеющие обособленные подразделения, перечисляют в бюджет НДФЛ с доходов сотрудников подразделения по месту регистрации соответствующего обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 01.02.2016 N БС-4-11/1395@ ).

2-НДФЛ обособленное подразделение: куда сдавать

Справки 2-НДФЛ по обособленному подразделению в отношении его работников представляются в ИФНС по месту учета этого обособленного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). Срок направления справок о доходах сотрудников обособленного подразделения такой же, как и по организации в целом. 2-НДФЛ сдается по каждому обособленному подразделению ежегодно не позднее 1-го апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Компании, признанные крупнейшими налогоплательщиками и имеющие обособленные подразделения, могут по своему выбору сдавать справки 2-НДФЛ либо по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо по месту регистрации соответствующего обособленного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС России от 01.02.2016 N БС-4-11/1395@ ).

Как сдавать 2-НДФЛ по обособленным подразделениям

Порядок заполнения справок по форме 2-НДФЛ утвержден Приложением № 2 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. Заполнение справок 2-НДФЛ по обособленным подразделениям имеет свою особенность.

В общей части формы справки 2-НДФЛ обособленного подразделения указывается:

  • КПП, присвоенный компании по месту нахождения ее обособленного подразделения (п. 2.2 Приложения № 2 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@);
  • код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится обособленное подразделение компании (п. 2.13 Приложения № 2 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

Во всем остальном при заполнении 2-НДФЛ по обособленному подразделению применяется общий порядок отражения сведений (Приказ ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@ ).

Нумерация справок 2-НДФЛ по обособленным подразделениям может производиться отдельно от головного офиса компании. Организация сама решает, как нумеровать справки 2-НДФЛ (п. 2.4 Приложения № 2 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению

Справки 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения рекомендуется сдавать до снятия с учета этого подразделения в налоговую инспекцию, в которой оно зарегистрировано. Если этого сделано не было, то сдача 2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению осуществляется в ИФНС по месту регистрации головного офиса по окончании года в общий срок (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС России от 01.04.2019 № БС-4-11/5938@ ).

При этом заполнение 2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению также имеет свои особенности. В общей части справки 2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению указывается ИНН и КПП головного офиса, а код по ОКТМО — закрытого обособленного подразделения (Письмо ФНС России от 01.04.2019 № БС-4-11/5938@ ).

Организация с обособленными подразделениями: правила представления отчетности по НДФЛ

Если в состав организации входят обособленные подразделения, то, занимаясь подготовкой отчетности по форме 2-НДФЛ в качестве налогового агента, она задается вопросом: в какой налоговый орган необходимо ее представить? Чиновники ответили на него. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 06.02.13 № 03-04-06/8-35)

НДФЛ: обязанности налоговых агентов

При выплате доходов работникам организация (работодатель) признается налоговым агентом. Основная обязанность налогового агента – правильно и своевременно исчислить, удержать с работников НДФЛ и перечислить его в бюджет (подп. 1 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 226 НК РФ), а также представить сведения о суммах выплаченных доходов.

По общему правилу сумма налога, исчисленная и удержанная у сотрудников, перечисляется в бюджет по месту постановки организации на учет (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Другое дело, если у такой организации есть обособленные подразделения…

Напомним, что в соответствии с пунктом 2 статьи 11 НК РФ обособленным признается подразделение, которое территориально отделено (обособлено) от организации и по местонахождению которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. При этом подразделение считается созданным, даже если это не отражено в учредительных или иных организационно-распорядительных документах компании. Если же по месту трудовой деятельности работников стационарные рабочие места не создаются, обособленного подразделения не возникает.

В том случае, если компания поставила на учет обособленные подразделения, уплата НДФЛ с выплат персоналу, работающему в этих подразделениях, должна производиться по местонахождению каждого из них. Данная норма следует из пункта 7 статьи 226 НК РФ и применяется независимо от того, имеет ли подразделение отдельный баланс или расчетный счет.

Причем если обособленное подразделение зарегистрировано в середине месяца, то НДФЛ по месту его учета уплачивается пропорционально доле дохода, начисленного сотрудникам за время работы в таком подразделении (письмо УФНС России по г. Москве от 26.12.07 № 28-11/124267).

Порядок представления отчетности

Ежегодно не позднее 1 апреля налоговый агент должен направлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных с них налогов за предыдущий налоговый период (п. 4 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Такие сведения подаются по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611. В приложении к этому приказу содержатся и рекомендации по ее заполнению*.

* Порядок представления сведений о доходах физических лиц установлен в приказе ФНС России от 16.09.11 № ММВ-3-/576.

Если есть обособленные подразделения

В том случае, если у организации есть одно или несколько обособленных подразделений, справки по форме 2-НДФЛ за работников таких подразделений должны представляться по их местонахождению. То есть в налоговые органы, где данные подразделения состоят на учете.

Именно о таком порядке подачи отчетности говорится в комментируемом письме.

По мнению специалистов главного финансового ведомства, обязанность налоговых агентов по представлению сведений по форме 2-НДФЛ корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ, удержанную с налогоплательщиков. Таким образом, в какой налоговый орган произведена уплата налога, туда и должна поступить отчетность.

Читайте также:  Онлайн кассы для ИП — кому и когда надо использовать?

Следовательно, сведения о доходах работников обособленного подразделения должны быть представлены в налоговый орган по его местонахождению.

Отметим, что это не первое подобное разъяснение. Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 16.12.11 № 03-04-06/3-348 и от 21.09.11 № 03-04-06/3-229.

Однако ранее чиновники утверждали, что сведения о доходах всех работников могут быть представлены по месту учета головной организации (письма Минфина России от 13.11.06 № 03-05-01-04/312, ФНС России от 13.03.08 № 04-1-05/0916).

Если организация зарегистрирована в качестве крупнейшего налогоплательщика

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, может быть зарегистрирована в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Тогда все декларации и расчеты сдаются в инспекцию по месту ее учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Это следует из пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Однако в отношении отчетности по налогу на доходы физических лиц специалисты ФНС России предложили особый порядок.

В своем письме от 26.12.12 № ЕД-4-3/22280 они указали два возможных варианта представления отчетности за работников обособленных подразделений.

Первый – справки по форме 2-НДФЛ представляются в налоговый орган по местонахождению обособленного подразделения;

Второй – они сдаются в режиме «одного окна» в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации имеют право выбрать наиболее удобный для себя способ.

Ответственность за непредставление отчетности

Если налоговый агент не сдал в налоговый орган документы, предусмотренные Налоговым кодексом или иными законодательными актами о налогах и сборах, то на него налагается штраф.

Его размер составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ. Это прописано в пункте 1 статьи 126 НК РФ.

В какие сроки и куда сдавать справки 2-НДФЛ

Налоговые агенты должны не только удерживать и перечислять НДФЛ c выплаченных физлицам доходов, но и представлять сведения об этом в налоговую инспекцию. По итогам года такие сведения представляют по форме 2-НДФЛ. О том, как заполнить форму 2-НДФЛ, см. Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ .

C 2016 года у налоговых агентов по НДФЛ появилась дополнительная обязанность: составлять и сдавать в инспекции ежеквартальные расчеты по форме 6-НДФЛ . Однако введение новой формы не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. У этих форм – разное назначение. Расчет 6-НДФЛ составляется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ носит индивидуальный характер: ее надо заполнять по каждому человеку, получившему доходы, в отношении которых организация признается налоговым агентом.

Куда сдавать

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

  • по доходам за время, отработанное в головном отделении
  • по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях
  • либо по местонахождению обособленных подразделений;
  • либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков. В таком случае инспекция по крупнейшим налогоплательщикам самостоятельно передаст сведения о доходах сотрудников обособленных подразделений в инспекции по местонахождению этих подразделений

Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).

Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ .

Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

Когда сдавать

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).

Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.

Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.

Ответственность

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

  • для граждан – от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).

Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности – штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента. Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

Читайте также:  Образец заполнения 3 НДФЛ

Способы подачи справок

С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:

  • непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;
  • почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.

Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.

Передача справок по ТКС

С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

  • сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
  • обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
  • сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

  • на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
  • в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Об этом сказано в пунктах 20–30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Справки на бумажных носителях

С 1 января 2016 года сдавать формы 2-НДФЛ на бумаге можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такое ограничение распространяется и на сведения, которые налоговые агенты подают за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.

Об этом сказано в пунктах 15–19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Выдача справок налогоплательщикам

Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты , бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.

Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ ?

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

  • выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
  • выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ ?

Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).

Основанием для выдачи справки родственнику – уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.

Оцените статью
Добавить комментарий